Personvernerklæring

Slik behandler Vekterlogg personopplysninger.

1. Hvem vi er og kontakt

Tjenesten «Vekterlogg» leveres av Einvik Studio AS («Vekterlogg», «vi»).

Har du spørsmål om personvern eller vil bruke rettighetene dine, kontakt oss på kontakt@vekterlogg.no.

2. Roller: hvem er ansvarlig for hva

Vekterlogg selges til utesteder og vekterselskap som bruker appen til å dokumentere og organisere vakttjenesten sin. Ansvaret deler seg i to:

• Utestedet eller vekterselskapet er behandlingsansvarlig for opplysningene som legges inn i deres egen konto – for eksempel hendelser, gjestetellinger, rapporter, utestengelser, vaktplan, timer og opplysninger om de ansatte. De bestemmer hva opplysningene skal brukes til.
• Vekterlogg er databehandler for disse opplysningene og behandler dem bare på kundens vegne og etter kundens instruks. Vi inngår en egen databehandleravtale med hver kunde.
• Vekterlogg er selv behandlingsansvarlig for opplysninger om selve kundeforholdet – for eksempel innloggingskonto, kontaktperson, fakturering, driftslogger og henvendelser fra nettsiden.

Er du registrert i appen (for eksempel som ansatt, gjest eller utestengt person) og vil bruke rettighetene dine, kan du kontakte utestedet eller vekterselskapet direkte, eller oss – da sender vi henvendelsen videre.

3. Hvilke personopplysninger vi behandler

Konto og profil (brukere av appen)

• E-postadresse og passord (passordet lagres kryptert av Firebase Authentication, og ingen hos oss kan se det).
• Navn, kallesignal og tjenestenummer.
• Mobilnummer, til tilkalling og kontakt.
• Rolle (for eksempel vekter, vaktleder, ordensvakt eller ansatt på utestedet) og hvilke utesteder brukeren hører til.
• Profilbilde og pårørende (navn, relasjon og telefonnummer), hvis det legges inn.
• Adresse, hvis den legges inn.
• Om tofaktor er slått på. Tofaktor er frivillig og bruker en kode-app. Nøkkelen til kodene lagres av Firebase Authentication, og ingen hos oss kan se den.
• Sentralen (rollen Operatør) ser navn, tjenestenummer, mobilnummer og nærmeste leder på kontaktkortet. Pårørende og adresse ser sentralen bare når den oppgir en grunn, i 60 sekunder, og hver visning logges.

Opplysninger om de ansatte (når kunden bruker personaldelen)

• Vaktplan, stempling inn og ut og timer.
• Fravær – bare type og periode, aldri årsak eller diagnose.
• Grunnlag for lønn og faktura, arbeidsavtaler og utstyr som er delt ut.
• Godkjenninger og kursbevis, og dokumenter den ansatte skal levere arbeidsgiveren, for eksempel politiattest.
• Fødselsnummer, når arbeidsgiveren trenger det (for eksempel til listen over ansatte som sendes politiet). Det vises skjult i appen, og hvem som åpner det, blir logget. Kontonummer lagres ikke.

HMS (når kunden bruker HMS-delen)

• Avvik om arbeidsmiljøet, nestenulykker og skader, vernerunder, risikovurderinger og årshjul. Et avvik kan meldes anonymt.
• Opplysninger om skader er helseopplysninger. Bare ledere med tilgang til HMS ser dem, og aldri utestedets ansatte.
• Varsling om kritikkverdige forhold (arbeidsmiljøloven kapittel 2 A). Et varsel kan sendes anonymt. Bare mottakerne kunden har valgt, leser det. Hvem som sendte et anonymt varsel, lagres bare så svarene kommer frem, og vises ikke for noen, verken i appen, i kundeportalen eller for oss.
• Oppfølging etter en alvorlig hendelse: samtale, behov for fri og et notat for hver vakt som var med på vold, maktbruk eller SOS. Bare vaktleder og administrator ser den.

Posisjon

• Ved stempling inn og ut, for å se at vakten er på riktig sted.
• Når noen trykker SOS, så kollegene finner frem. Posisjonen deles til alarmen er håndtert, og høyst i 60 minutter.
• Under hele vakten bare hvis kunden har slått det på. Da ser bare ledere med tilgang til det, posisjonen.
• På en mobilrute lagres sporet mens vakten kjører ruten, så kunden kan se besøkene på objektene.
• Fallalarm: har kunden slått den på, leser telefonen bevegelsessensoren for å merke om vakten har falt eller ligger stille. Målingene blir på telefonen, og bare alarmen lagres.
• Appen kan også kjenne igjen utestedets trådløse nett eller en kollegas telefon i nærheten (Bluetooth), for å se at vakten har kommet frem. Dette skjer på telefonen, og bare resultatet («kommet frem») lagres.
• Har kunden slått på varsler for område og runder, kan sentralen få et varsel når en vakt er langt fra utestedet sitt eller ikke har gått runden sin. Varselet regnes ut fra posisjonen og rundene som alt er lagret, og ingenting nytt lagres.

Opplysninger fra vakten

• Hendelseslogg, runder, beslag, tapt og funnet, gjestetellinger og statistikk, også hvor mange tellinger hver vakt har gjort. Den ansatte ser sine egne tall, og ledere med tilgang ser tallene per ansatt.
• Chat (også talemeldinger og bilder), SOS og tilkalling, notater og observasjoner. Utestedets egne ansatte kan ha en felles chat med vaktene.
• Video til sentralen: vakten kan dele kameraet live med sentralen under en hendelse, selv eller når sentralen ber om det. Vakten velger selv å dele, ser hva som sendes, og kan stoppe når som helst. Videoen tas ikke opp og lagres ikke. Bare hvem, når og hvor lenge lagres.
• Tale til tekst: har kunden slått det på, gjøres det som sies i talegruppene i sambandet om til tekst, så sentralen kan lese og søke i det. Teksten lagres sammen med opptaket og slettes med det.
• Tale i hendelsen: vakten kan snakke inn en hendelse i stedet for å skrive. Opptaket gjøres om til tekst hos Google i EU, og ingenting lagres der. Opptaket lagres sammen med hendelsen, og utestedets ansatte hører det aldri.
• Stille SOS: holder vakten SOS-knappen i 4 sekunder, varsles mottakerne uten lyd.
• Stille alarm: vakten kan sette en egen kode som åpner appen som vanlig, men som i det stille varsler ledelsen og sentralen med posisjonen, for eksempel hvis vakten blir tvunget til å åpne telefonen.
• Rapporter (sluttrapport, maktrapport og hendelsesrapport). De kan inneholde opplysninger om personer som var med i en hendelse.
• Vaktkalender: vakten kan legge vaktene inn i kalenderen på telefonen med en egen lenke. Lenken har bare tid, sted og rolle, aldri hvem du jobber med. Kalendertjenesten din (for eksempel Apple eller Google) henter den selv, og lenken kan slås av når som helst.
• Tilbakemelding fra utestedet: utestedet kan gi ros, klage eller forslag om vaktene. Den har tjenestenummeret, og bare ledelsen i vekterselskapet leser den.
• Tilbakemelding etter vakten. Den er anonym: bare samlede tall vises, og først når minst to har svart. En kommentar kan sendes anonymt til ledelsen.
• Utestengelser: navn, eventuelt bilde og fødselsdato, årsak og datoer for personer som er nektet adgang. Dette er opplysninger om personer som vanligvis ikke selv bruker appen.

Bruk og drift

• Om du er på vakt, når du sist var aktiv, og hvilken enhet og versjon av appen du bruker.
• Adressen appen bruker til å sende varsler til telefonen din.
• Aktivitetslogg over viktige handlinger i appen, for eksempel endringer i tilgang.
• Feilmeldinger fra appen, med enhet, appversjon og hvilken side feilen skjedde på, så vi kan rette feil.
• Statistikk over hvor mye de ulike funksjonene brukes. Den er summert per kunde og knyttes ikke til enkeltpersoner.

Henvendelser fra nettsiden

• Navnet og e-postadressen du oppgir i chatten på vekterlogg.no, og meldingene i samtalen.
• En tilfeldig ID for samtalen, som lagres i nettleseren din, så du kan fortsette samtalen senere.
• Robotsjekken (Cloudflare Turnstile) ser på teknisk informasjon fra nettleseren, blant annet IP-adressen.

Besøk på nettsiden

• Vi teller besøkene på vekterlogg.no med Vercel Web Analytics: hvilken side som ble åpnet og når, hvor besøket kom fra (for eksempel et søk), omtrent hvor (land og by), og hva slags enhet, operativsystem og nettleser.
• Det brukes ingen informasjonskapsler, og ingenting lagres på enheten din. Hvert besøk telles med et tall som lages av forespørselen og slettes etter ett døgn, så statistikken kan ikke knyttes til deg eller følge deg fra dag til dag. Vi ser bare tallene samlet.

4. Hva opplysningene brukes til, og grunnlaget

Vi behandler opplysningene for å:

• levere en trygg og dokumentert vakttjeneste og samordne vaktene mens de er på jobb,
• ta vare på sikkerheten til gjester, ansatte og vakter,
• oppfylle krav til dokumentasjon, blant annet knyttet til kontroll og skjenkebevilling,
• hjelpe kunden med vaktplan, timer, grunnlag for lønn og faktura og oppfølging av de ansatte,
• administrere kundeforhold, innlogging og fakturering, og drifte og forbedre tjenesten,
• gi utestedet beskjed på e-post eller SMS når det er SOS, brannalarm eller en vakt er sendt dit, hvis kunden har slått det på (beskjeden har sted og klokkeslett, aldri navn på vaktene),
• sende besøksrapport og beskjed om utrykning på e-post til kundens egne kunder (adressene kunden har lagt inn på objektet). Beskjeden har tjenestenummeret, aldri navnet på vakten,
• hjelpe kunden med HMS, varsling og oppfølging av de ansatte etter alvorlige hendelser,
• svare på spørsmål og henvendelser fra nettsiden.

Grunnlaget er avtale (GDPR art. 6 nr. 1 b) for kunde- og kontoforholdet, berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f) i å ivareta sikkerheten, dokumentere vakttjenesten, svare den som tar kontakt og hindre misbruk av chatten, og rettslig forpliktelse (art. 6 nr. 1 c) der loven krever dokumentasjon. For opplysninger der kunden er behandlingsansvarlig, bestemmer kunden grunnlaget.

Kunstig intelligens (AI)

I rapportene kan vakten trykke «Forbedre teksten». Da sendes bare selve teksten til Anthropic (AI-tjenesten Claude), som retter skrivefeil og gjør teksten saklig uten å legge til eller fjerne fakta. Navn fra andre felt, bilder og hvem som skrev, sendes ikke med. Originalen lagres sammen med rapporten, og det står på rapporten at teksten er forbedret med AI. Kunden kan slå funksjonen av.

Skriver vakten en rapport på engelsk, oversettes fritekstene til norsk av Anthropic (Claude) når rapporten sendes inn. Bare feltene sendes, uten bilder og uten hvem som skrev. Originalen står under oversettelsen, og rapporten er merket. Kunden kan slå det av.

Før en rapport sendes, kan appen sjekke om noe viktig mangler, som tid, sted og hva som skjedde. Da sendes feltene i rapporten til Anthropic (Claude). Navnene på de involverte byttes ut med «(fylt ut)», og bilder og hvem som skrev, sendes ikke. Svaret vises bare for den som skriver, og ingenting lagres. Kunden kan slå det av.

Med «Spør om objektet» kan vakten spørre om et sted, for eksempel hvor branntavlen er. Svaret hentes fra instruksene for stedet (også PDF-er og bilder), «Viktig» og loggen for stedet de siste 30 nettene, og kildene sendes til Anthropic (Claude). Telefonnumre og koder byttes ut først, og navn på personer, kontaktlister og hvem som skrev, sendes ikke. Spørsmålet og svaret lagres ikke. Kunden kan slå det av.

I instruks-verkstedet kan vekterselskapet og utestedet be AI-en foreslå teksten til et punkt eller sette sammen instruksen. Da sendes punktene og kommentarene, uten navn, til Anthropic (Claude). Begge parter leser og godkjenner teksten selv.

Når ledelsen behandler et HMS-avvik, kan de be AI-en foreslå årsak og tiltak, og lage et kort utkast til lærdom til vekterne når avviket lukkes. Da sendes teksten i avviket og behandlingen til Anthropic (Claude), uten hvem som meldte, stedet og bildene. Telefonnumre, e-postadresser og tjenestenummer byttes ut først. Ledelsen velger selv hva som tas med, og ingenting lagres før de gjør det. Kunden kan slå det av.

5. Underdatabehandlere

Vi bruker noen få leverandører til å drifte tjenesten. De behandler opplysninger på våre vegne etter databehandleravtaler:

Google (Firebase og Google Cloud)	Innlogging, database, serverfunksjoner, push-varsler og lagring av filer og bilder, og tale til tekst i sambandet og i hendelsen (Google Speech-to-Text). Dataene lagres og behandles i EU.
Vercel	Drift av appen og nettsiden, og besøksstatistikken for nettsiden. USA og EU.
Brevo	Utsending av e-post og SMS, for eksempel invitasjoner, rapporter, varsler, beskjeder til utestedet og svar på henvendelser fra nettsiden. EU.
Apple	Levering av push-varsler til iPhone. USA.
Anthropic	AI-funksjonene: «Forbedre teksten», oversettelse av rapporter skrevet på engelsk, sjekken av rapportene før de sendes, «Spør om objektet», forslag til tekst i instruks-verkstedet og forslag til årsak, tiltak og lærdom i HMS (se punkt 4). USA.
Cloudflare	Robotsjekken i chatten på nettsiden, og overføring av lyd i sambandet og video til sentralen mens den pågår (Cloudflare Realtime). Videoen lagres ikke hos Cloudflare. Kan behandle opplysninger utenfor EU/EØS.

Kartet i appen hentes fra OpenStreetMap, og noen programfiler hentes fra åpne innholdsnett (jsDelivr og cdnjs). Da ser de IP-adressen til enheten, men ingen andre opplysninger.

Når opplysninger behandles utenfor EU/EØS, skjer det bare med et gyldig grunnlag, for eksempel EUs standardavtaler (SCC) eller EU–US Data Privacy Framework.

Vi selger ikke personopplysninger, og deler dem ikke med andre enn det som trengs for å levere tjenesten, eller det loven krever.

6. Hvor lenge opplysningene lagres

• Konto og profil lagres så lenge kontoen finnes. Når en ansatt slutter, stenges tilgangen morgenen etter siste vakt, og når kontoen slettes, slettes også profilen, bildet, dokumentene og fødselsnummeret.
• Rapporter slettes automatisk etter 3 år.
• Chat slettes automatisk etter det kunden har valgt (som standard 7 dager).
• Notater slettes etter 30 dager, observasjoner etter 180 dager, og tapt og funnet etter 14 dager.
• Video til sentralen lagres ikke. Opplysningene om hvem som delte video og når, og stille alarmer, slettes etter 30 dager.
• Posisjonen fra vakten slettes etter 3 dager. Sporet etter hele vakten slettes etter det kunden har valgt (1–90 døgn, som standard 1). Besøkene på en mobilrute og utrykningene, med bilder og kartet over besøket, slettes etter 6 måneder. Posisjonen fra stemplingen slettes når timene for måneden er levert.
• Opptak i sambandet slettes etter det kunden har valgt (1–90 døgn, som standard 1). Et opptak som er lagt ved en rapport, står like lenge som rapporten. Opptak fra tale i hendelsen slettes med hendelsen.
• HMS-avvik, vernerunder, risikovurderinger og oppfølging etter alvorlige hendelser slettes etter 3 år, som rapportene. Varsler om kritikkverdige forhold slettes 3 år etter at de er avsluttet.
• Beslag slettes etter 180 dager, og tilbakemeldinger fra utestedet etter 12 måneder.
• Timene lagres i 13 måneder, fravær i 3 år, og grunnlag for lønn og faktura i 5 år, som regnskapsreglene krever.
• Aktivitetsloggen i appen slettes etter 90 dager, feilmeldinger etter 60 dager og driftslogger etter 12 måneder.
• Statistikken over bruk, som ikke er knyttet til personer, lagres i inntil 24 måneder.
• Utestengelser slettes automatisk når de går ut. Andre opplysninger fra vakten lagres så lenge kunden trenger dem til dokumentasjon, og slettes når kunden ber om det.
• Henvendelser fra nettsiden slettes 12 måneder etter siste melding, eller før hvis du ber om det på kontakt@vekterlogg.no.

7. Dine rettigheter

Du har rett til innsyn i, retting og sletting av egne opplysninger, til å begrense eller protestere mot behandlingen, og til å få opplysningene utlevert (dataportabilitet). Har du gitt samtykke, kan du trekke det tilbake når som helst.

Gjelder henvendelsen opplysninger der et utested eller vekterselskap er behandlingsansvarlig, kan du kontakte dem direkte, eller oss – da sender vi den videre. Du kan også klage til Datatilsynet (datatilsynet.no).

8. Sikkerhet

All trafikk er kryptert (HTTPS). Hvem som får se hva, styres av roller og sjekkes på serveren, og hver kundes data holdes atskilt fra andre kunders. Følsomme opplysninger, som utestengelser og opplysninger om de ansatte, kan låses med en egen kode i appen. Vi bruker anerkjente skytjenester med gode sikkerhetstiltak.

9. Informasjonskapsler og lagring på enheten

Appen lagrer det den trenger på enheten for innlogging og drift. Åpner du chatten på nettsiden, lagres en tilfeldig ID for samtalen i nettleseren, og robotsjekken kan lagre det den trenger for å skille mennesker fra roboter. Besøksstatistikken for nettsiden bruker ingen informasjonskapsler og lagrer ingenting på enheten. Vi bruker ikke informasjonskapsler til sporing eller markedsføring.

10. Barn

Appen er laget for vektere, ordensvakter og andre som bruker den i jobben sin, og er ikke ment for barn.

11. Endringer

Vi kan oppdatere denne erklæringen. Ved vesentlige endringer sier vi fra i appen eller på e-post. Datoen øverst viser når den sist ble endret.