Databehandleravtale

Denne databehandleravtalen («Avtalen») inngås mellom Kunden som behandlingsansvarlig og Einvik Studio AS («Vekterlogg») som databehandler, og regulerer Vekterloggs behandling av personopplysninger på Kundens vegne, jf. personvernforordningen (GDPR) artikkel 28.

Avtalen inngås ved at en administrator hos Kunden signerer den elektronisk i kundeportalen (portal.vekterlogg.no). Kunden får en signert kopi som PDF. Avtalen gjelder så lenge Vekterlogg behandler personopplysninger for Kunden.

1. Formål og omfang

Vekterlogg behandler personopplysninger bare for å levere tjenesten til Kunden, slik den er beskrevet i vilkårene og nærmere angitt i Vedlegg A. Kunden bestemmer formålet med og midlene for behandlingen. Vekterlogg behandler opplysningene bare etter Kundens dokumenterte instrukser, også slik de kommer til uttrykk gjennom Kundens oppsett og bruk av tjenestens funksjoner.

2. Databehandlers plikter

Vekterlogg skal:

• behandle personopplysninger bare etter Kundens dokumenterte instrukser, med mindre annet følger av lov – i så fall varsles Kunden før behandlingen, med mindre loven forbyr det,
• sørge for at personer som har tilgang til opplysningene, har taushetsplikt,
• gjennomføre egnede tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak, jf. GDPR artikkel 32 og Vedlegg B,
• bistå Kunden med å oppfylle de registrertes rettigheter (innsyn, retting, sletting m.m.) så langt det er mulig, først og fremst gjennom tjenestens funksjoner,
• bistå Kunden med sikkerhet, melding om avvik og vurderinger av personvernkonsekvenser, jf. GDPR artikkel 32–36,
• slette eller tilbakelevere personopplysningene ved opphør, jf. punkt 7,
• gjøre tilgjengelig den informasjonen som trengs for å vise at pliktene i Avtalen er oppfylt, og legge til rette for revisjon,
• si fra til Kunden dersom Vekterlogg mener at en instruks er i strid med personvernregelverket.

3. Behandlingsansvarliges plikter

Kunden har ansvaret for at det finnes et gyldig behandlingsgrunnlag, for at instruksene er lovlige, for å informere de registrerte og for at opplysningene som registreres er lovlige, riktige og ikke mer omfattende enn nødvendig. Det gjelder særlig utestengelseslisten, deling av utestengelser mellom utestedene i organisasjonen, deling av chat, samband og SOS med andre organisasjoner, hendelses- og maktrapporter, besøksrapporter til Kundens kunder, HMS og varsling, posisjonsdeling og timeregistrering.

4. Underdatabehandlere

Kunden gir Vekterlogg generell tillatelse til å bruke underdatabehandlere for å levere tjenesten. Gjeldende underdatabehandlere står i Vedlegg C. Vekterlogg pålegger underdatabehandlerne tilsvarende plikter som i denne Avtalen og er ansvarlig overfor Kunden for deres behandling. Planlagte endringer varsles Kunden i rimelig tid, slik at Kunden kan protestere.

5. Lagring og overføring til tredjeland

Personopplysningene i tjenesten lagres i EU (database og filer hos Google Cloud i Europa). Enkelte tjenester som brukes for å levere tjenesten – innlogging, push-varsler, hosting, AI-funksjonene og overføring av lyd og video mens den pågår, se Vedlegg C – kan behandle opplysninger utenfor EU/EØS. Slik overføring skjer bare med et gyldig overføringsgrunnlag etter GDPR kapittel V, for eksempel EU-kommisjonens standardavtaler (SCC) eller EU–US Data Privacy Framework.

6. Avvik og brudd på personopplysningssikkerheten

Vekterlogg varsler Kunden uten ugrunnet opphold etter å ha blitt kjent med et brudd på personopplysningssikkerheten, og gir Kunden den informasjonen Kunden trenger for sin varslingsplikt overfor Datatilsynet og eventuelt de registrerte.

7. Varighet og opphør

Avtalen gjelder så lenge Vekterlogg behandler personopplysninger for Kunden. Ved opphør sletter eller tilbakeleverer Vekterlogg alle personopplysninger etter Kundens valg og sletter eksisterende kopier, med mindre lagring kreves av lov. Kunden kan også selv slette organisasjonen og dataene i tjenesten. Kunden har ansvaret for å ta ut dokumentasjon Kunden trenger, før sletting.

8. Ansvar

Partenes ansvar følger av GDPR og øvrige avtaler mellom partene. Ansvarsbegrensningene i vilkårene gjelder tilsvarende så langt de passer og loven tillater.

9. Lovvalg

Avtalen reguleres av norsk rett.

Vedlegg A — Behandlingens art og formål

Formål	Levere tjenesten Vekterlogg: dokumentasjon og koordinering av vakthold og sikkerhet på utesteder, i stasjonært vakthold og på mobilrute – gjestetelling, hendelser og rapporter, objekter og ruter, utestengelser, SOS og tilkalling, chat og samband, vaktplan og timeregistrering, HMS og varsling – og support til Kunden.
Behandlingens art	Innsamling, registrering, lagring, visning, deling innad i organisasjonen (og med andre organisasjoner – chat, samband og SOS – når Kunden har valgt det), utsending til Kundens kunder (besøksrapporter og beskjed om utrykning), tale til tekst og oversettelse, varsling og sletting.
Varighet	Så lenge kundeforholdet varer, med lagringstidene i personvernerklæringen og i Kundens oppsett.
Kategorier registrerte	(1) Kundens brukere: vektere, ledere, sentralen og utestedets ansatte. (2) Gjester og andre personer som omtales i hendelser, rapporter, observasjoner, utestengelser og tapt og funnet. (3) Kontaktpersoner hos Kundens kunder: e-postadressene på objektene, som får besøksrapporter og beskjed om utrykning.
Opplysninger om brukerne	Navn, kallesignal, tjenestenummer, e-post, telefon, rolle og utested; vakter, timer og ønsket fri; posisjon ved SOS, ved sporing når Kunden har slått den på, og ved inn- og utstempling; nettverksnavn (Wi-Fi) og Bluetooth-identifikator ved SOS; chat-meldinger, notater, bilder og support-meldinger; tekniske opplysninger om enheten og adresser for push-varsler; aktivitetslogg; adresse og pårørende når de er lagt inn; om tofaktor er på; lenke til vaktkalender; posisjonsspor på mobilrute; taleopptak i sambandet og i hendelser, og teksten fra dem; HMS-avvik, varsler om kritikkverdige forhold og oppfølging etter alvorlige hendelser; tilbakemeldinger fra utestedet.
Opplysninger om andre	I utestengelser: navn, fødselsdato eller alder, beskrivelse, bilde, årsak og dato. Beskrivelser av hendelser, maktbruk og observasjoner. Eier og kontaktinformasjon i tapt og funnet.
Særlige kategorier	Hendelses- og maktrapporter kan inneholde helseopplysninger (for eksempel skader) og opplysninger om straffbare forhold. HMS-avvik om skader og oppfølging etter alvorlige hendelser er helseopplysninger om de ansatte. Varsler om kritikkverdige forhold kan inneholde opplysninger om andre ansatte. Kunden skal ikke registrere slike eller andre sensitive opplysninger ut over det som er strengt nødvendig og har grunnlag.

Vedlegg B — Tekniske og organisatoriske tiltak

• Kryptering under overføring (HTTPS/TLS) og ved lagring hos Google Cloud.
• Tilgangsstyring etter rolle og utested, håndhevet på serveren, og logisk adskillelse av hver kundes data.
• Kodelås i appen (kode eller biometri) for sider med personopplysninger.
• Utestengelseslisten er låst til databehandleravtalen er signert.
• Tofaktor med kode-app. Kunden kan kreve det for valgte roller.
• Kontaktkortet: pårørende og adresse vises bare med en grunn, i 60 sekunder, og hver visning logges.
• Anonyme HMS-avvik og varsler: hvem som sendte, vises ikke for noen.
• Aktivitetslogg over handlinger i appen og logg over administrative handlinger fra Vekterlogg.
• Automatisk sletting etter fastsatte lagringstider, og sletting av brukere og organisasjoner fra appen og kundeportalen.
• Begrenset tilgang for driftspersonell, med taushetsplikt.

Vedlegg C — Underdatabehandlere

Google (Firebase / Google Cloud)	Innlogging, database, serverfunksjoner, fillagring, push-varsler og tale til tekst (Speech-to-Text, i EU). Data lagres i EU; innlogging og push kan behandles utenfor EØS (SCC / EU–US Data Privacy Framework).
Apple	Levering av push-varsler til iPhone. USA (SCC / EU–US Data Privacy Framework).
Vercel	Hosting av appen, nettsiden og kundeportalen. USA og EU (SCC / EU–US Data Privacy Framework).
Brevo	Utsending av e-post og SMS (invitasjoner, rapporter, varsler og besøksrapporter til Kundens kunder). EU.
Anthropic	AI-funksjonene: «Forbedre teksten», oversettelse av rapporter skrevet på engelsk, sjekken av rapportene før de sendes, svar på spørsmål om et sted («Spør om objektet» – fra instruksene, «Viktig» og loggen for stedet), forslag til tekst i instruksene, og forslag til årsak og tiltak i HMS-avvik og utkast til lærdom til vekterne. Navn på personer, telefonnumre og hvem som skrev, sendes ikke. I «Spør om objektet» sendes også instruksene for stedet, med PDF-er og bilder. I HMS sendes teksten i avviket og behandlingen, uten hvem som meldte, stedet og bildene. USA (SCC).
Cloudflare	Robotsjekken på nettsiden, og overføring av lyd i sambandet og video til sentralen mens den pågår (Cloudflare Realtime). Lyd og video lagres ikke hos Cloudflare. Kan behandles utenfor EU/EØS (SCC).